3 étapes pour gérer votre temps et maximiser votre journée de travail

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La technologie moderne a transformé quand et comment nous travaillons. Il a créé un moyen pour les gens du monde entier de travailler ensemble, mais il a également redéfini la journée de travail. Le traditionnel 9-to-5 n'existe plus – nous avons tous un accès constant à notre travail.

La capacité de se connecter avec les gens dans le monde est incroyable. Mon entreprise a une équipe en Ukraine, qui se trouve dans un fuseau horaire de six heures avant l'emplacement de notre bureau principal. Nous travaillons également avec un certain nombre de designers indépendants et de développeurs Web qui établissent leurs propres horaires. En utilisant une technologie qui n'existait pas il y a 10 ans, nous attribuons facilement des tâches, communiquons et trions tous les problèmes qui surviennent au quotidien – et tout cela pour les personnes travaillant à des moments et à des endroits différents.

L'intégration de workflows distincts signifie que nous ne sommes pas attachés à une journée de travail définie. Cependant, cette flexibilité a un prix. De nombreuses personnes aux horaires «flexibles» finissent par travailler plus heures, comme les frontières entre la maison et le travail s'estompent. Une étude de 2017 a déterminé qu'en moyenne, les employés passent huit heures par semaine à répondre aux e-mails professionnels après avoir quitté le bureau. Même lorsque nous quittons le bureau et rentrons chez nous, il semble que nos appareils nous rendent disponibles en permanence.

Trouver du temps pour en faire plus

Notre capacité accrue à travailler à tout moment et en tout lieu peut gestion du temps un défi. Pour ceux qui fixent leurs propres horaires, il peut être encore plus difficile de se réveiller concentré et prêt à travailler, mais les matins sont un élément essentiel pour donner un ton productif à la journée.

La recherche montre que nous sommes plus nets en fin de matinée. Nous accomplissons les tâches avec une vitesse et une précision accrues. Cela peut ne pas être vrai pour tout le monde, mais c'est une preuve convaincante que la priorité des premières heures après le réveil se traduira par une productivité plus élevée et de meilleurs résultats.

Quelle que soit l'heure de la journée, trouver le meilleur moment pour travailler et la meilleure façon de travailler est une partie importante de la productivité. Les journées de travail non traditionnelles augmentent le risque de distraction ou de procrastination, il est donc essentiel de prendre des habitudes qui permettent de tirer le meilleur parti de votre temps.

"Si vous passez trop de temps à penser à quelque chose, vous ne le ferez jamais." – Bruce Lee

Voici trois façons d'utiliser les outils de gestion du temps nécessaires pour répondre efficacement à vos obligations «toujours actives»:

1. Filtrer les tâches par importance

Organiser votre charge de travail en tâches plus petites et les classer par importance permet de réduire vos chances de vous sentir dépassé et d'identifier les emplois urgents et ceux qui peuvent attendre. Lorsque vous filtrez les tâches, réfléchissez à la raison pour laquelle votre contribution à l'entreprise est importante et aux passions qui animent votre travail.

Cela vous aidera à déterminer les priorités et à renouveler votre motivation. Il y a toujours de nouveaux défis à surmonter avec une entreprise, mais rester concentré sur votre objectif peut vous garder motivé se lever tôt et se mettre au travail.

Lorsque vous organisez des tâches, prévoyez de vous attaquer au travail le plus important le matin et laissez des tâches plus simples pour l'après-midi lorsque vous n'êtes pas aussi précis. Vous progresserez le plus tôt dans la journée, ce qui vous fera du bien et vous permettra de vous détendre davantage au fil de la journée.

2. Commencez par les grands projets

Lorsque vous avez le pouvoir de contrôler votre propre horaire, ne repoussez pas les réunions importantes des clients ou les tâches plus difficiles à l'après-midi. La préparation d'une réunion plus tôt dans la journée vous donnera plus de motivation pour vous lever et bouger avec détermination.

Établissez également un temps ininterrompu pour effectuer certaines tâches pendant la journée. Cela signifie peut-être de bloquer l'heure de 6 heures à 8 heures ou de 10 heures à midi sur votre calendrier. Réserver régulièrement du temps tôt dans la journée peut vous libérer pour travailler sur des projets qui nécessitent une attention particulière. Ensuite, passez aux choses qui nécessitent un peu moins d'attention l'après-midi.

Vos clients ou les membres de votre équipe sont également plus susceptibles d'être satisfaits dans les premières heures avant d'être bombardés d'énormes quantités de travail. Les gens ont tendance à s'épuiser au fil de la journée, surtout s'ils travaillent de longues heures dans des startups ou essaient de terminer un projet avant une échéance majeure.

«Faites d'abord les gros travaux. Les travaux faciles prendront soin d'eux-mêmes. » – Dale Carnegie

3. Aperçu des règles de travail

Avec une journée de travail flexible, il est utile de définir des limites quant à la façon dont vous travaillerez. Commencez par définir une heure chaque nuit pour éteindre votre ordinateur et désactiver les notifications. Il est presque impossible de se détendre si vous êtes constamment relâché et envoyé par e-mail pendant votre temps d'arrêt. Bloquer certaines parties de votre emploi du temps afin que les autres ne sachent pas vous déranger pendant certaines périodes vous permet de concentrer toute votre énergie sur la maximisation de la productivité pendant vos heures de pointe.

En tant que PDG, il peut être difficile de garantir que je suis disponible pour les gens quand j'en ai besoin. Je dois être suffisamment flexible avec mon propre horaire pour s'adapter aux horaires de tous les autres. Lorsque je ne planifie pas de rendez-vous avec les clients le matin, je travaille souvent à domicile à ces premières heures pour faire le travail.

Ensuite, je passerai du temps de collaboration avec les membres de mon équipe au bureau plus tard dans la journée. Réaliser où, et pas seulement quand, vous êtes le plus productif vous aidera à déterminer les limites que vous devez fixer pour faire votre meilleur travail.

Quelles que soient les limites de temps que vous fixez, communiquez-les aux membres de votre équipe, ainsi qu'aux indépendants ou partenaires qui pourraient avoir besoin de vous contacter. Lorsque vous travaillez avec des équipes à l'étranger et que le décalage horaire est drastique, dites-leur que vous ne verrez pas les communications avant les heures de travail. De cette façon, ils peuvent toujours vous envoyer un e-mail ou un message sur une application quand cela leur convient sans vous déranger dans le processus.

Si vous cherchez à rendre vos journées de travail productives et votre temps équilibré, vous avez le pouvoir de le faire. Soyez prêt à vous engager dans ces changements simples et profitez des avantages d'une journée bien gérée, quel que soit votre horaire.

Quel est votre plus gros hack de productivité? Partagez vos idées avec nous ci-dessous!

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