Comment décider si une réunion est essentielle

Vos journées sont pleines et il peut être difficile de tout faire sur votre liste. Vous aviez enfin progressé sur une tâche lorsque votre concentration est à nouveau interrompue avec un rappel de réunion. Vous ne savez pas comment vous allez terminer ce que vous devez faire aujourd'hui, et ce sera probablement une nouvelle perte de temps. Est-ce juste la façon dont les choses sont ou y a-t-il une meilleure façon?

Selon Le HR Digest, les professionnels perdent en moyenne 31 heures par mois en réunions – ce qui représente environ quatre jours de travail, soit un total de deux mois par an. C’est beaucoup de perturbations, en particulier si ces réunions ne rapportent pas grand-chose. Le problème n’est pas seulement une surabondance de réunions; c’est qu’un si grand nombre d’entre elles se révèlent être de mauvaises réunions. Mais vous n’avez pas à vous contenter de mauvaises réunions qui perturbent votre travail et réduisent la productivité. De grandes réunions sont possibles avec un peu de prévoyance. Examinons l’une des premières étapes dans cette direction: déterminer la nécessité et la nature d’une réunion.

Voici cinq questions de filtrage que vous pouvez utiliser pour coordonner les réunions essentielles:

  1. Cette rencontre est-elle nécessaire? Il existe un conseil littéraire bien connu pour les écrivains: «Tuez vos chéris». Autrement dit, ne vous attachez pas trop au scénario, surtout s'il ne sert pas la vue d'ensemble. La même chose est vraie pour les réunions. Il est trop facile de se laisser entraîner dans une série de réunions sans importance. Gardez ceux à fort effet de levier qui soutiennent des objectifs importants. Éliminez le reste et votre équipe vous en remerciera.
  2. Êtes-vous sûr tu es nécessaire? Trop souvent, nous acceptons aveuglément le barrage sans fin d'invitations à des réunions. Il est naturel de penser que notre présence à une réunion est toujours nécessaire, surtout si nous avons été invités. Mais ce n’est pas toujours vrai. Gardez votre emploi du temps et ne dites oui que lorsque vous avez vraiment besoin d'être là.
  3. Qui d'autre devrait être impliqué? Si vous organisez une réunion, réfléchissez à qui absolument Besoins participer. N'oubliez pas que les petits groupes peuvent s'aligner plus rapidement pour prendre une décision. Les informations pertinentes peuvent être partagées avec les masses plus tard via un e-mail ou une mise à jour de gestion de projet.
  4. Quel type de réunion souhaitez-vous? Considérez à l'avance le type de réunion qui vous aidera à atteindre vos objectifs. Établir cela dès le début gardera le but clair et la conversation ne tournera pas, de sorte que votre temps sera productif.
  5. Quel est le bon format? Historiquement, les réunions en personne ont été la norme dans toutes les entreprises. Mais de nos jours, nous nous réunissons tous virtuellement dans une certaine mesure, et les réunions en personne ne sont plus la méthode par défaut. Il faut réfléchir délibérément pour déterminer ce qui est le mieux pour votre équipe et quel format fonctionnera le mieux pour ce que vous essayez d’obtenir. Si c'est en personne, tant mieux. Sinon, votre application de visioconférence préférée fonctionne également très bien.

Prenez le contrôle de vos habitudes de réunion. Demandez-vous régulièrement, Cette rencontre est-elle nécessaire? Sinon, soyez décisif et éliminez les réunions qui n’ont pas d’importance ou qui nuisent à votre productivité. Tirez le meilleur parti du temps et des ressources de votre équipe en vous concentrant sur les éléments à fort effet de levier, et vous commencerez à voir moins de frustration et de meilleurs résultats.


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