Comment éviter la confusion avec une communication claire

La sous-communication est un problème constant dans presque toutes les entreprises. Vous pouvez résoudre ce problème en vous appropriant la communication qui se passe autour de vous.

J'ai travaillé avec plus que ma part de mauvais communicateurs au fil des ans. L'un était un patron qui partageait rarement des informations et jamais en temps opportun. Mon bureau se trouvait dans un bâtiment différent du sien, donc se rendre à notre réunion hebdomadaire individuelle a pris un peu d'effort. Chaque semaine, j'ai préparé un rapport d'étape sur mes grands projets, élaboré une liste de réponses dont j'avais besoin pour progresser et je me suis rendu à son bureau à temps pour la réunion.

Je ne peux pas vous dire combien de fois j'ai été accueilli par son assistant avec une expression douloureuse. "Je suis vraiment désolée", disait-elle. "Il a dû sortir." Non seulement il a annulé la plupart de nos réunions, mais il l'a fait sans préavis.

Lorsque nous nous sommes rencontrés, il a fourni peu ou pas de clarté. Et il a esquivé la plupart de mes questions avec "Je vais devoir vous revenir là-dessus." C'était exaspérant!

La plupart des sous-communications sont involontaires. Les gens ignorent tout simplement l'écart entre ce qui est dans leur esprit et ce qui est dans le vôtre, et vous souffrez du même manque de conscience. En fait, une équipe de chercheurs écrivant dans le Journal of Political Economy a qualifié ce phénomène de «malédiction du savoir». Cela signifie que lorsque vous savez quelque chose, il est très difficile de se souvenir que les autres ne le savent pas.

Heureusement, la solution est remarquablement simple. Tout ce que vous avez à faire est d'intensifier et de prendre la responsabilité de toute la communication qui vient de vous ou de vous. Voici comment.

1. Déterminez être la solution

La plupart d'entre nous ne sont pas pleinement conscients de notre propre rôle dans le bourbier de la communication. Nous pouvons nous attendre à ce que d'autres fassent tout le travail de transmission d'informations. La première étape pour communiquer clairement est de déterminer la solution et non le problème. Êtes-vous prêt à défendre une communication claire sur votre lieu de travail?

2. Externalisez votre pensée

La malédiction de la connaissance affecte tout le monde, y compris vous. En conséquence, nous ne communiquons pas ou ne communiquons pas suffisamment.
Soyez conscient de l'écart entre votre compréhension et celle de votre équipe. Arrêtez de supposer que les gens savent ce qui est important ou ce qui doit être fait. Sortez vos pensées de votre tête où les autres peuvent les lire ou les entendre.

3. Insistez pour plus de clarté

Avant de composer votre message (ou de le dire à haute voix), demandez-vous: «Comment puis-je préparer l'autre à réussir?» Avant d'appuyer sur envoyer, relisez la communication pour vous assurer qu'elle est claire. Savez-vous exactement ce que vous vouliez dire? La clarté est vitale pour la communication.

Parfois, cela signifie pousser les autres à être clairs. N'oubliez pas, ils souffrent également de la malédiction des connaissances et peuvent avoir tendance à omettre des informations ou à utiliser un langage ambigu. Demandez-leur doucement de préciser leur signification.

4. Confirmer la compréhension

La communication n'a pas vraiment eu lieu jusqu'à ce que l'autre personne non seulement reçoive vos mots mais les comprenne également. Vous pouvez demander une «confirmation de lecture» lorsque vous envoyez un message, mais vous devez également obtenir une «confirmation de réception». Vous pouvez le faire avec des questions comme "Y a-t-il quelque chose de flou à ce sujet?" ou "Que comprenez-vous sur la base de ce que j'ai dit?"

5. Sur-communiquer

En fait, vous ne pouvez pas trop communiquer. Ou du moins c'est assez difficile à faire. Les gens sont occupés et distraits. Ils oublient des choses dont ils doivent se souvenir – des choses dont ils veulent se souvenir. La communication n'est pas un événement unique. Communiquez à nouveau. Et encore.

Comment serait-ce de venir travailler dans un endroit où vous n'avez jamais eu à plonger profondément pour obtenir les informations dont vous avez besoin pour faire votre travail? Comment cela changerait-il la culture de votre bureau si tout le monde était clair, direct et intentionnel dans sa communication? Pourquoi ne pas prendre la responsabilité de rendre cela possible et de le découvrir?

Pour plus d'informations sur la communication au bureau, obtenez ma ressource gratuite Clear Communication Tips, une série de conseils quotidiens pour une communication claire dans votre entreprise.

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