Comment maximiser les réunions à distance

Travailler à distance peut être pratique et productif, mais cela peut aussi être frustrant, en particulier lorsqu'il s'agit de réunions. Nous avons tous vécu de terribles réunions Zoom. Le membre de l'équipe dont la connexion est irrégulière. Le chien qui aboie en arrière-plan. Le moment où tout le monde essaie de parler en même temps.

Il y a aussi d'autres défis. Selon Forbes:

  • 40% des employés ont connu l'épuisement mental des appels vidéo.
  • 52% des employés ont déclaré que le bruit de fond ou une mauvaise qualité audio avait perturbé leur concentration.
  • 38% des employés déclarent se sentir épuisés après une semaine de réunions virtuelles et 30% se sentent stressés.

La fatigue du zoom est réelle. Si vous ne parvenez pas à mettre vos réunions en ligne à un rythme productif, vous risquez de perdre du temps et d’épuiser votre équipe. Avec de plus en plus d'entreprises qui évoluent vers un modèle distant, c'est quelque chose que nous ne pouvons pas nous permettre d'ignorer.

Voici quatre tactiques pour vous assurer que votre équipe et vous-même avez des réunions à distance réussies:

  1. Trouvez un endroit neutre. Faites attention à votre environnement. Si vous n’avez pas de bureau distant dédié, des choses comme la vaisselle sale ou un lit défait en arrière-plan peuvent distraire visuellement les participants à la réunion. Assurez-vous de ranger tout ce qui sera visible dans votre image vidéo. Un espace soigné permet de garder l'attention des autres là où elle doit être.
  2. Minimisez le bruit de fond. Cela peut être difficile à contourner. Un animal de compagnie, une tondeuse à gazon à proximité ou des enfants peuvent être pris dans votre microphone et distraire tout le monde. Pour minimiser cela, demandez l'aide d'autres personnes à votre domicile ou dans votre espace de travail lorsque vous savez que vous participerez à un appel de visioconférence. Si ce n'est pas possible, désactivez-vous lorsque vous ne parlez pas, assurez-vous de mettre vos appareils sous silence et de désactiver les notifications.
  3. Limitez le nombre et la durée des réunions. Une première étape cruciale vers de meilleures réunions est décider si une réunion est nécessaire. Beaucoup ne le sont pas. Malheureusement, la technologie vidéo rend plus tentante la tenue de réunions simplement parce qu’il est facile de cliquer simplement sur un lien. C'est l'un des principaux contributeurs à la fatigue du zoom. En fait, un étude ont montré que le nombre de réunions augmentait de 13% lorsque les gens passaient au travail à distance. Ne tombez pas dans ce piège. Lorsque vous fais besoin d'avoir une réunion, limiter sa durée. Évitez les réunions ouvertes et prévoyez plutôt un suivi si nécessaire.
  4. Arrêtez-vous lorsque vous atteignez le résultat souhaité. Si vous avez atteint le résultat souhaité avant l'heure de fin prévue, mettez fin à la réunion. Ne cherchez pas plus de travail pour combler ce temps. Votre équipe sera reconnaissante du temps supplémentaire pour accomplir leurs tâches individuelles. Et faites attention aux bavardages trop intimes à la fin d'une réunion. Bien que certaines conversations puissent renforcer les relations, elles peuvent perdre de leur valeur si les participants ont l'impression qu'ils ne sont pas libres de passer à un autre travail.

Il est possible de bien communiquer et d’avoir des réunions à distance hautement productives sans stress ni fatigue. Les réunions à distance ne sont pas les problème; ils ont juste quelque problèmes. Mais ce sont des problèmes qui peuvent être résolus. Quels changements pouvez-vous apporter pour que votre équipe puisse avoir de meilleures réunions à distance plus ciblées?


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