Comment un ordre du jour correctement planifié élimine les réunions inefficaces

Les organisations consacrent beaucoup de temps au cours d'une année à des réunions. Les réunions doivent toujours être significatives, organisées et nécessaires. Malheureusement, trop de réunions auxquelles j'ai assisté correspondent à ce qu'un ami m'a dit un jour: «Les réunions sont des gens assis à parler de ce qu'ils devraient faire.» Je me souviens de nombreuses réunions auxquelles j'ai assisté tout au long de ma carrière en souhaitant que j'aurais pu travailler dans mon bureau!

Je pense que les réunions sont plus fructueuses si elles sont précédées d'une réunion de planification complète au début de l'année. Le but de cette première rencontre est de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde pour l'année à venir.

Athlétisme de l'Université de St.Francis

Nos employés à plein temps du programme sportif de St. Francis se réunissaient annuellement environ deux semaines après les examens finaux de mai. Nous nous sommes rencontrés pour passer en revue l'année écoulée et pour planifier l'année à venir qui a commencé à la fin de juillet avec l'arrivée de nos athlètes d'automne pour les entraînements préparatoires. Nous avons élaboré un plan simple mais complet pour préparer l'année à venir. Nos employés à plein temps ont bloqué quatre heures – de 8 h 00 à 12 h 00 – pendant une semaine pour planifier la nouvelle année. Cela nous a donné 20 heures réservées à une chose: la planification.

En tant que président des sports, j'ai apporté l'ordre du jour de la réunion. Notre premier ordre du jour était d'étudier l'ordre du jour et d'ajouter des points importants que j'avais manqués. Nous avons ensuite revu l'année précédente en demandant à chacun de revoir ses objectifs. Je ne me souviens pas d’avoir atteint tous mes objectifs. En faisant cela, tout le monde savait qu'il était normal de ne pas atteindre tous ses objectifs. Ceux qui n'ont pas été atteints pourraient être reportés dans l'année à venir.

L'ordre du jour était divisé en deux domaines – «Points prioritaires» et «Tous les autres points». Nous avons d'abord discuté des éléments prioritaires, les choses les plus importantes auxquelles nous avons dû faire face pour l'année à venir. Nous avons ensuite élaboré un plan d'action pour chacun des éléments prioritaires.

Tous les autres éléments fixaient principalement les dates des événements annuels que nous devions planifier comme les banquets, les événements communautaires / de collecte de fonds, la sortie de golf et tous les autres événements liés aux dates. Ces dates étaient importantes car elles nécessitaient la coopération d'autres départements universitaires très occupés tels que le service alimentaire et la maintenance. Plus tôt nous avons donné ces dates à nos départements coopérants, mieux c'est pour leur planification.

«La planification, c'est ramener le futur dans le présent afin que vous puissiez faire quelque chose maintenant.» – Alan Lakein

C'était mon travail de prendre de nombreuses notes de nos discussions afin que je puisse rédiger notre document de planification annuel. C'était un simple document décrivant les éléments que nous devions accomplir pour la nouvelle année. Nous avons ensuite envoyé le document à notre personnel à temps plein et à temps partiel.

Chaque personne à temps plein rédigerait ses objectifs pour l'année à venir, en intégrant en particulier les éléments prioritaires dans ces objectifs. Nous avions beaucoup plus d'entraîneurs à temps partiel, hors campus, que nos employés à temps plein. Le document de planification a été envoyé à chaque entraîneur à temps partiel afin qu'ils puissent le lire avant notre réunion combinée du personnel à temps plein et à temps partiel.

À la mi-juillet, nous avons tenu notre réunion totale du département. Chaque personne à temps plein parlerait de ses responsabilités dans le document de planification. Ce faisant, nos employés à temps partiel ont eu l'occasion de lire le document avant la réunion, puis de l'écouter prendre vie alors que les gens à temps plein présentaient leur partie du document.

Lorsque notre personnel à temps plein a terminé ses présentations, nous avons ouvert la réunion à nos employés à temps partiel pour leur contribution. Ils ont toujours offert des points que nous avions manqués et pourraient par la suite ajouter à notre planification. Ce format nous a permis de mettre tous nos collaborateurs sur la même longueur d'onde pour affronter l'année à venir.

À mi-parcours, nous rencontrions nos employés à plein temps et obtenions un rapport d’étape sur les objectifs de chacun. Nous recevrions également les rapports finaux à notre réunion de fin d'année. Nous passerions ensuite en revue les objectifs et entamerions le cycle de planification pour l'année suivante.

Ce format nous a permis de ne pas avoir de réunions pour le plaisir des réunions. Nous nous sommes rencontrés lorsque nous devions planifier des événements importants ou lorsque des problèmes surgissaient. Ces réunions étaient à la fois organisées et nécessaires. À tous les autres moments, nous travaillions dans nos bureaux.

Dernières pensées

D'après notre expérience, je recommanderais quatre réflexions à votre considération:

  • Je vous encourage à rencontrer vos principaux collaborateurs et à rédiger un document de planification annuel.
  • Je vous encourage à partager le document de planification avec tous vos employés.
  • Je vous encourage à demander à vos principaux collaborateurs d'écrire leurs objectifs de concert avec vos éléments prioritaires.
  • Même si vous n'atteindrez pas tous vos objectifs chaque année, je crois que vous serez surpris de TOUT ce que vous accomplissez grâce à ce format.

J'espère que vous trouverez que certains de nos détails de planification peuvent être intégrés à votre planification.

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