Le secret des grandes réunions: la préparation

Avez-vous déjà assisté à une réunion et vous êtes-vous demandé ce qui se passait ou où allait la conversation? Peut-être que tout semblait perdu. C’est frustrant quand personne dans la réunion ne sait ce qui se passe.

Vous avez probablement assisté à plusieurs réunions comme celle-ci, et peut-être êtes-vous maintenant en mesure de planifier des réunions vous-même. Je vais vous révéler un secret: les réunions ne doivent pas nécessairement ressembler à une marche sans but. De belles rencontres sont possibles. Ils nécessitent juste une préparation.

Voici trois façons de vous préparer pour une grande réunion:

  1. Désignez un animateur et un animateur de réunion. Alors qu'un chef de réunion est un rôle stratégique, le facilitateur gère les processus de réunion. Les dirigeants déterminent le but d'une réunion et s'approprient les résultats, et font avancer la réunion et la discussion. Les facilitateurs, quant à eux, sont responsables de la préparation de l’ordre du jour avec la contribution du leader, de la distribution de l’ordre du jour, du respect du temps, de la prise et de la distribution des notes et du suivi de tout point d’action. Parfois, lors de petites réunions, le leader et le facilitateur sont la même personne. Mais c’est souvent une bonne idée de les séparer. Les deux rôles sont essentiels pour des réunions réussies et efficaces.
  2. Construisez un ordre du jour soigneusement planifié. Un ordre du jour crée de la clarté pour le responsable de la réunion et les participants. Tout d'abord, il doit inclure un titre de réunion, la date et l'heure et une liste des participants. Ensuite, spécifiez l'objectif principal de la réunion dans une déclaration concise, avec deux ou trois résultats souhaités. Enfin, décrivez le programme de la réunion. Cela permettra de suivre le flux des éléments de discussion et le temps alloué pour chaque sujet, y compris toutes les notes ou ressources qui peuvent être pertinentes. En prenant quelques minutes pour planifier l’ordre du jour, vous éliminerez les dangers d’une réunion inutile ou, pire, d’une réunion où personne ne sait ce qu’il fait.
  3. Choisissez le bon réglage. Qu'il s'agisse d'une réunion en personne ou virtuelle, il est important que l'environnement contribue et ne détourne pas de la vision créative. Qu'il s'agisse d'un espace propre et de lumière naturelle, de chaises confortables et de collations saines, garder les participants engagés est la clé d'une réunion productive. Si vous êtes virtuel, trouvez un endroit avec un bruit de fond minimal, un arrière-plan bien rangé et une lumière équilibrée. Cela vous aide, ainsi que les autres participants, à rester concentrés et à cultiver une collaboration utile, même lorsque vous n'êtes pas dans la même pièce.

La préparation de la réunion prend du temps, mais il y a trop de temps et de ressources de tout le monde pour la piloter. Faire l'effort sur le front-end garantira des résultats pendant l'exécution. Parce que lorsque vous êtes prêt, non seulement vous avez un objectif clair et un moyen de mesurer vos progrès vers cet objectif, mais vous verrez également d’énormes retours sur le moral et la productivité de l’équipe. Comment pouvez-vous commencer à planifier à l'avance de grandes réunions?


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